Chuyên Môn Hóa Trong Tổ Chức: Tối Ưu Hóa Chuyên Nghiệp Hóa

251

Chuyên môn hóa trong tổ chức chỉ ra hai trong bốn nhân tố cơ bản của cơ cấu tổ chức: chuyên môn hóa và tiêu chuẩn hóa. Chuyên môn hóa liên quan đến việc chia nhỏ công việc thành các nhiệm vụ và phân công chúng cho các nhóm chuyên môn hóa trong tổ chức. Nó cũng bao gồm việc phân chia các tiêu chuẩn cho việc thực hiện các nhiệm vụ.

Chuyên môn hóa theo chức năng

Chuyên môn hóa theo chức năng là sự nhóm gộp các nhóm hoặc các bộ phận theo những lĩnh vực chức năng riêng biệt như sản xuất, marketing, và tài chính. Chuyên môn hóa theo chức năng nhóm các nhân viên theo những lĩnh vực chuyên môn nghề nghiệp và các nguồn lực để họ cùng nỗ lực để thực hiện các nhiệm vụ.

Biểu VI-1: Thuận lợi và khó khăn của chuyên môn hóa theo chức năng

Những thuận lợi	Những khó khăn
§ Thúc đẩy chuyên môn hóa các kỹ năng § Giảm thiểu các nguồn lực và gia tăng sự hợp tác trong cùng lĩnh vực chức năng § Thúc đẩy sự phát triển nghề nghiệp và đào tạo § Cho phép các nhà quản trị và cấp dưới chia sẻ kinh nghiệm nghề nghiệp của nhau § Thúc đẩy giải quyết vấn đề kỹ thuật chất lượng cao § Ra quyết định tập trung	§ Nhấn mạnh vào những nhiệm vụ thường xuyên § Hạn chế sự liên kết giữa các bộ phận trong tổ chức § Tạo ra sự xung đột giữa các bộ phận § Có thể tạo ra thủ tục liên kết khó khăn § Tập trung vào các bộ phận chức năng mà không vì những vấn đề và mục tiêu của tổ chức § Phát triển các nhà quản trị chuyên gia trong từng lĩnh vực riêng biệt

Chuyên môn hóa bộ phận theo địa lý

Chuyên môn hóa các bộ phận theo địa lý nhóm gộp tất cả các chức năng trong một khu vực địa lý dưới sự giám sát của một nhà quản trị, chứ không phải là phân chia các bộ phận chức năng giữa các nhà quản trị khác nhau hoặc nhóm gộp tất cả các nhiệm vụ vào một văn phòng trung tâm.

Biểu VI-2: Thuận lợi và khó khăn của chuyên môn hóa bộ phận theo địa lý

Những thuận lợi	Bất lợi
§ Các thiết bị sản xuất sản phẩm được đặt ở một vị trí địa lý, tiết kiệm thời gian và chi phí § Có cơ hội để đào tạo các nhà quản trị tổng quát § Nắm bắt được những vấn đề của khách hàng § Phương thức này phù hợp với các tổ chức hạn chế phát triển các tuyến sản phẩm nhưng mở rộng theo khu vực địa lý	§ Tất cả các chức năng – kế toán, mua sắm, sản xuất, dịch vụ khách hàng là nhân đôi trong mỗi khu vực địa lý. § Có thể gây ra sự xung đột giữa mục tiêu của vị trí địa lý và mục tiêu của công ty § Cần những quy tắc và quy định chung để hợp tác và đảm bảo sự đồng nhất về chất lượng của các vị trí

3. Chuyên môn hóa các bộ phận theo sản phẩm.

Chuyên môn hóa theo sản phẩm phân chia tổ chức thành các đơn vị, mà mỗi đơn vị có khả năng thực hiện thiết kế, sản xuất, và marketing các sản phẩm và dịch vụ của chính nó.

Biểu VI-3: Thuận lợi và khó khăn của chuyên môn hóa bộ phận theo sản phẩm

Những thuận lợi	Bất lợi
§ Phù hợp với những thay đổi nhanh chóng đối với một sản phẩm § Cho phép thấy được cụ thể từng tuyến sản phẩm § Khuyến khích quan tâm đến nhu cầu của khách hàng § Xác định trách nhiệm một cách rõ ràng § Phát triển những nhà quản trị tổng quát	§ Không thể sử dụng các kỹ năng và các nguồn lực một cách hiệu quả § Không tạo sự hợp tác của những tuyến sản phẩm khác nhau § Phát triển những chính sách trong phân chia các nguồn lực § Giới hạn việc giải quyết vấn đề một tuyến sản phẩm đơn nhất § Khó điều động các nguồn nhân lực thuộc các tuyến sản phẩm

Chuyên môn hóa các bộ phận theo khách hàng

Chuyên môn hóa theo khách hàng liên quan đến việc nhóm gộp các bộ phận theo loại khách hàng được phục vụ.

Biểu VI-4: Thuận lợi và bất lợi của chuyên môn hóa bộ phận theo khách hàng

Thuận lợi	Bất lợi
§ Cho phép tập trung vào khách hàng § Nhận diện được những khách hàng chủ yếu § Thích hợp để hiểu được những nhu cầu của khách hàng § Phát triển những nhà quản trị ủng hộ khách hàng	§ Không khuyến khích việc liên kết các khách hàng § Phát triển các chính sách trong phân phối các nguồn lực § Nhân viên cảm thấy áp lực từ khách hàng để nhận được những quyền lợi của họ § Chỉ giải quyết vấn đề cho từng loại khách hàng riêng biệt

Lựa chọn cơ cấu cho tổ chức

Không một loại chuyên hóa bộ phận nào là tốt nhất cho mọi hoàn cảnh. Các nhà quản trị phải lựa chọn cơ cấu tổ chức sao cho phù hợp với nhu cầu của tổ chức của mình. Sau đây là những đặc điểm có thể tham khảo:

Biểu VI-5: Đặc điểm của tổ chức và chuyên môn hóa các bộ phận

Đặc điểm tổ chức	Cách chuyên môn hóa bộ phận
Quy mô nhỏ	Chức năng
Toàn cầu	Vị trí địa lý
Phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng	Khách hàng
Cốt để sử dụng các nguồn lực hạn chế	Khách hàng
Khách hàng tiềm năng là đa dạng	Sản phẩm
Khách hàng tiềm năng là ổn định	Chức năng và khách hàng
Để sử dụng chuyên môn hóa thiết bị	Sản phẩm
Cần chuyên môn hóa các kỹ năng	Chức năng
Chi phí vận chuyển nguyên vật liệu cao	Địa lý và khách hàng