Quan Điểm Hệ Thống: Kết Nối Các Yếu Tố Để Tạo Nên Sự Thống Nhất

183

Các khái niệm hệ thống (System Concepts)

Một hệ thống là tập hợp của các yếu tố có mối quan hệ phụ thuộc và liên quan với nhau. Cơ thể con người là một hệ thống với các bộ phận: cơ bắp, tế bào, dây thần kinh và hệ thống ý thức liên kết chúng lại với nhau. Quá trình sản xuất tại hãng xe Toyota như là một hệ thống với các nhân viên, các nhóm làm việc, các bộ phận được liên kết để đạt được mục tiêu của tổ chức. Một tổ chức cũng có mối liên hệ với những nguồn lực bên ngoài như nhà cung ứng, khách hàng, các cổ đông và các trung gian.

Một nhà quản trị giỏi trong việc định hướng hệ thống chỉ ra các quyết định sau khi xác định và phân tích kỹ càng ảnh hưởng của quyết định đó đến những nhà quản trị khác, các bộ phận, khách hàng và các bên liên quan khác.

Quan điểm hệ thống về quản trị đã đưa ra một cách tiếp cận mới để giải quyết các vấn đề phát sinh trong tổ chức là phân tích vấn đề theo một thể thống nhất các đầu vào, quá trình chuyển hóa, đầu ra, sự phản hồi vào môi trường (được thể hiện trong hình II-2). Hệ thống có thể là một cá nhân, một nhóm làm việc, một bộ phận hay một tổ chức.

Đầu vào bao gồm cơ sở vật chất, con người, tài chính, nguồn thông tin để đưa vào quá trình chuyển hóa. Quá trình chuyển hóa bao gồm các kỹ thuật được sử dụng để biến các đầu vào thành đầu ra. Đầu ra là những đầu vào như con người, máy móc, thiết bị, thông tin và tài chính… được hình thành từ quá trình chuyển hóa. Phản hồi là các thông tin về tình trạng của tổ chức. Trong một tổ chức, sự phản hồi có thể được ghi nhận từ những cuộc khảo sát marketing, những báo cáo tài chính, những đánh giá về hoạt động của công ty… Vai trò của người quản trị là chỉ đạo quá trình chuyển hóa thông qua việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra. Môi trường của tổ chức bao gồm các yếu tố như xã hội, chính trị và kinh tế ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức (hệ thống).

Các loại hệ thống

Có hai loại hệ thống: hệ thống đóng và hệ thống mở. Một hệ thống đóng giới hạn sự tương tác trong môi trường của nó. Trong khi đó, một hệ thống mở lại có sự tương tác với môi trường bên ngoài.

Các kỹ thuật định lượng

Cùng với việc áp dụng mạnh mẽ và rộng rãi lý thuyết hệ thống để xác định rõ các đầu vào, quá trình chuyển hóa và các đầu ra trước khi ra quyết định là sự phát triển các phương pháp định lượng để trợ giúp cho việc ra quyết định của nhà quản trị. Các kỹ thuật định lượng có bốn đặc điểm cơ bản sau:

1. Trọng tâm chính là việc ra quyết định.
2. Các phương án chọn lựa dựa trên các tiêu chuẩn kinh tế.
3. Sử dụng các mô hình toán học.
4. Cần thiết phải sử dụng máy tính.

Phân tích hệ thống và các kỹ thuật định lượng được sử dụng trước hết để quản trị quá trình chuyển đổi và trong việc ra quyết định cũng như hoạch định trong quản trị. Các phương pháp này cũng được sử dụng để cải thiện khả năng của các quản trị viên trong việc xử lý các vấn đề liên quan đến nguồn lực con người. Việc nghiên cứu và phát triển vẫn đang tiếp tục để mở rộng việc áp dụng các kỹ thuật này trong kinh doanh. Sự phát triển của công nghệ thông tin là điều kiện vô cùng thuận lợi cho sự phát triển của tư duy hệ thống và kỹ thuật phân tích định lượng.

Ghi chú: ¹ Susan E. Jackson, Don Hellriegel and John W. Slocum, “Management- A competetency based approach, 10^th ed, Copyright ©2005 by Thomson South-Western, p. 58